D - Datenschutzhinweise für Vertragsverhältnisse
Beachten Sie bitte auch unsere mitgeltenden Allgemeinen Datenschutzinformationen und die dortigen Begriffserklärungen/-bestimmungen.
1 Verarbeitungszwecke, Rechtsgrundlage
Personenbezogene Daten (nachfolgend kurz: DATEN) werden verarbeitet, um mit betroffenen Personen ein Vertragsverhältnis (ohne Beschäftigungsverhältnisse) zu begründen, durchzuführen oder abzuwickeln.
1.1 Vertragsdurchführung, -abwicklung
Die Verarbeitung der DATEN erfolgt für Zwecke der Vertragsanbahnung, -durchführung oder -abwicklung einschließlich der Erfüllung von durch Rechtsvorschriften festgelegten Pflichten. Die Verarbeitung erfolgt insbesondere
zum Vertragsabschluss;
zur Abrechnung und Zahlung;
zur Erfassung von Kennzahlen;
zur Durchführung von Sensoriktests oder Schulungen; Erstellung von Zertifikaten.
Rechtsgrundlage dieser Verarbeitung ist Artikel 6 (1) b) DS-GVO.
Als Wirtschaftsunternehmen unterliegen wir diversen rechtlichen Verpflichtungen (gesetzlichen Anforderungen). Verarbeitungen erfolgen dabei insbesondere zur Erfüllung gesetzlicher
Vorschriften (z. B. steuerliche Belange) oder
Auskunftspflichten.
Rechtsgrundlage solcher Verarbeitungen ist Artikel 6 (1) c) DS-GVO i. V. m. § 24 BDSG.
Soweit erforderlich verarbeiten wir DATEN über die eigentliche Vertragserfüllung oder die gesetzlichen/rechtlichen Erfordernisse hinaus zur Wahrung berechtigter Interessen von uns oder Dritten, insbesondere:
für die Durchführung und Dokumentation betrieblich notwendiger rechtlicher, technischer oder wirtschaftlicher Prüfungen (z. B. Wirtschaftsprüfung);
zur Sicherstellung ordnungsgemäßer Datenverarbeitung gemäß (sicherheitstechnischen) IT-Anforderungen (z. B. Protokolldateien);
zur Analyse und Korrektur technischer Fehler;
zur Gewährleistung der Systemsicherheit und Systemverfügbarkeit;
zur Optimierung und Steuerung der Systeme;
zur Datenschutzkontrolle/für Datenschutz- und Datensicherheitszwecke;
zum Zwecke der Identifikation von Ansprechpartnern (z. B. Namen, Telefonnummern, E-Mail-Adressen, Funktion);
zur Zugangs-/Zutrittskontrolle;
zur Pflege des Kontakt-/Kunden-/Lieferanten-/Vertrags-Managements (Customer-Relationship-Management – CRM).
Rechtsgrundlage solcher Verarbeitungen ist Artikel 6 (1) f) DS-GVO. Das berechtigte Interesse besteht in der Verfahrensoptimierung zum Wohle des Unternehmens und seiner Beschäftigten.
Verletzen Sie unsere oder die Rechte Dritter, verarbeiten wir DATEN gemäß Artikel 6 (1) f) DS-GVO gegebenenfalls zur Rechtsverteidigung, worin auch unser berechtigtes Interesse liegt.
1.2 Angebotsverfahren
Im Rahmen einer Vertragsanbahnung fordern wir bestimmte DATEN an, die es uns erlauben, Ihre Identität und gegebenenfalls Ihre Bonität sowie rechtliche Zulässigkeit (z. B. Sanktionslistenabgleich) prüfen bzw. beurteilen zu können.
Rechtsgrundlage solcher Verarbeitungen ist Artikel 6 (1) b) DS-GVO (Identität), Artikel 6 (1) f) DS-GVO (Bonität) und/oder Artikel 6 (1) c) DS-GVO (Sanktionslistenabgleich). Das berechtigte Interesse besteht im Schutz vor Zahlungsausfällen zum Wohle des Unternehmens und seiner Beschäftigten.
1.3 Verarbeitung mit Einwilligung
Für bestimmte Zwecke (z. B. Durchführung von Messe-Befragungen, Veröffentlichung von Abbildungen/Testimonials im Internet) holen wir vorab Ihre Einwilligung (Artikel 7 DS-GVO) ein.
Der genaue Zweck und Umfang der DATEN ergeben sich aus der jeweiligen Einwilligungserklärung.
Rechtsgrundlage dieser Verarbeitung ist Artikel 6 (1) a) DS-GVO.
Die Einwilligung wird durch eine ausdrückliche, aktive Bestätigungshandlung erteilt. Die Einwilligung ist jederzeit widerrufbar. Beachten Sie dazu bitte auch Nr. 6 der allgemeinen Datenschutzinformationen, insbesondere zum Widerrufsrecht und -verfahren.
2 Empfänger
Innerhalb des Unternehmens erhalten diejenigen Stellen (z. B. jeweilige Fachbereiche) Ihre DATEN, die diese zur Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten brauchen.
Daneben bedienen wir uns zur Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten zum Teil unterschiedlicher Dienstleister, insbesondere Auftragsverarbeiter gemäß Artikel 28 DS-GVO.
Darüber hinaus können wir Ihre DATEN an weitere Empfänger außerhalb des Unternehmens übermitteln, soweit dies zur Erfüllung der vertraglichen und/oder gesetzlichen Pflichten erforderlich ist. Dies können z. B. sein:
Behörden (z. B. Finanzbehörden, Gerichte);
Banken (SEPA-Zahlungsträger);
Spediteure, Lieferanten usw.
3 Datenübermittlung an ein Drittland
Ist im Einzelfall die Übermittlung von DATEN an ein Drittland oder eine internationale Organisation notwendig, beachten wir die Erfordernisse aus Kapitel V DS-GVO und informieren Sie jeweils entsprechend Artikel 13 (1) f) DS-GVO.
Beachten Sie bitte auch Nr. 3 der Datenschutzinformationen für die Kommunikation.
4 Datenherkunft und -kategorien
Wir verarbeiten DATEN, die wir von Ihnen im Rahmen der Anbahnung, des Abschlusses, der Durchführung oder Abwicklung des Vertragsverhältnisses erhalten. Zudem verarbeiten wir – soweit für das Vertragsverhältnis erforderlich – DATEN, die wir auf gesetzlicher Grundlage oder aufgrund von eigenem berechtigtem Interesse bei anderen Stellen erheben (z. B. anlassbezogene Abfragen der Bonität). Schließlich verarbeiten wir DATEN, die wir zulässigerweise aus öffentlichen Quellen (z. B. Handelsregister) erheben.
Relevante DATEN sind vor allem Ihre Stammdaten (z. B. Vor-, Nachname, Adresse, Kontaktdaten), Identifikationsdaten (z. B. Lichtbild für Besucherausweis), Zahlungsdaten (z. B. Bankverbindung), Abrechnungsdaten (z. B. Zeiterfassungsdaten), sicherheitsrelevante Daten (IT-Protokolldaten, Evakuierungsmanagement) sowie andere mit den genannten Kategorien vergleichbare Daten.
5 Spezifische Löschfristen
Soweit für die oben (Nr. 1) genannten Zwecke erforderlich, verarbeiten und speichern wir Ihre DATEN für die Dauer des Vertragsverhältnisses, was auch die Anbahnung und die Abwicklung des Vertrages umfasst.
Darüber hinaus unterliegen wir verschiedenen Aufbewahrungs- und Nachweispflichten, die sich unter anderem aus dem Handelsgesetzbuch (HGB) und der Abgabenordnung (AO) ergeben. Die Speicherfristen betragen danach bis zu zehn Jahre.
Schließlich beurteilt sich die Speicherdauer auch nach den gesetzlichen Verjährungsfristen, die zum Beispiel nach den §§ 195 ff. des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) in der Regel drei Jahre, in gewissen Fällen aber auch bis zu dreißig Jahre betragen können.
6 Pflicht zur Bereitstellung von DATEN
Im Rahmen unserer Geschäftsbeziehung müssen Sie nur diejenigen DATEN bereitstellen, die für die Begründung und Durchführung/Abwicklung des Vertragsverhältnisses und der Erfüllung der damit verbundenen vertraglichen Pflichten erforderlich sind oder zu deren Verarbeitung wir gesetzlich verpflichtet sind. Ohne diese DATEN sind wir grundsätzlich nicht in der Lage, den Vertrag mit Ihnen zu begründen oder durchzuführen/abzuwickeln.
7 Automatisierte Entscheidungsfindung
Zur Begründung, Durchführung und Abwicklung des Vertragsverhältnisses nutzen wir keine automatisierte Entscheidungsfindung – einschließlich Profiling – gemäß Artikel 22 DS-GVO.
Beachten Sie dazu bitte auch Nr. 7 der allgemeinen Datenschutzinformationen.
Stand der Datenschutzinformationen: Juni 2026