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C - Datenschutzinformationen für Beschäftigte und das Bewerbungsverfahren

Beachten Sie bitte auch unsere mitgeltenden Allgemeinen Datenschutzinformationen und die dortigen Begriffserklärungen/-bestimmungen.

1 Verarbeitungszwecke, Rechtsgrundlage

Personenbezogene Daten (nachfolgend kurz: DATEN) werden verarbeitet, um mit betroffenen Personen ein Beschäftigungsverhältnis zu begründen, durchzuführen oder abzuwickeln sowie um mit ihnen in Kontakt zu bleiben.

1.1 Vertragsdurchführung, -abwicklung

Die Verarbeitung der DATEN erfolgt in erster Linie im Beschäftigungszusammenhang, d. h., insbesondere für Zwecke der Vertragserfüllung einschließlich der Erfüllung von durch Rechtsvorschriften oder durch Kollektivvereinbarungen (Betriebsvereinbarungen) festgelegten Pflichten sowie für Zwecke der Inanspruchnahme der mit der Beschäftigung zusammenhängenden individuellen oder kollektiven Rechte und Leistungen. Die Verarbeitung erfolgt insbesondere

  • zum Vertragsabschluss;

  • zur Erfassung von An- und Abwesenheitszeiten;

  • zur Entgelt- und gegebenenfalls Reisekostenabrechnung;

  • zur Personalverwaltung (z. B. Dienstwagengestellung, Versicherungen, Altersversorgung);

  • zur Personalaktenführung;

  • zum Austrittsmanagement (z. B. Zeugniserstellung).

Rechtsgrundlage dieser Verarbeitung ist Artikel 6 (1) b) DS-GVO i. V. m. Artikel 88 DS-GVO, § 26 BDSG.

Als Arbeitgeber unterliegen wir diversen rechtlichen Verpflichtungen (gesetzlichen Anforderungen). Verarbeitungen erfolgen dabei z. B.

  • zur Erfüllung gesetzlicher Vorschriften (z. B. steuerliche Belange, amtliche Statistiken, Sozialversicherung, usw.);

  • zur Erfüllung gesetzlicher Auskunftspflichten.

Rechtsgrundlage solcher Verarbeitungen ist Artikel 6 (1) c) DS-GVO i. V. m. § 26 BDSG.

Soweit wir dabei besondere Kategorien von DATEN (Artikel 9 DS-GVO) verarbeiten, dient dies im Rahmen des Beschäftigungsverhältnisses der Ausübung von Rechten oder der Erfüllung von rechtlichen Pflichten aus dem Arbeitsrecht, dem Recht der sozialen Sicherheit und dem Sozialschutz. Dies umfasst insbesondere

  • die Angabe von Gesundheitsdaten gegenüber einer Krankenkasse;

  • die Erfassung einer Schwerbehinderung wegen Zusatzurlaub oder Ermittlung der Ausgleichsabgabe.

Zudem kann zur Beurteilung der Arbeitsfähigkeit auch die Verarbeitung von Gesundheitsdaten gemäß Artikel 9 (2) h) DS-GVO i. V. m. § 22 BDSG erforderlich sein

Soweit erforderlich verarbeiten wir DATEN über die eigentliche Vertragserfüllung oder die gesetzlichen/rechtlichen Erfordernisse hinaus zur Wahrung berechtigter Interessen von uns oder Dritten, insbesondere

  • für die Durchführung und Dokumentation betrieblich notwendiger rechtlicher, technischer oder wirtschaftlicher Prüfungen (z. B. bei der Wirtschaftsprüfung);

  • zur Sicherstellung ordnungsgemäßer Datenverarbeitung gemäß (sicherheitstechnischen) IT-Anforderungen (z. B. Protokolldateien);

  • zur Analyse und Korrektur technischer Fehler;

  • zur Gewährleistung der Systemsicherheit und -verfügbarkeit;

  • zur Optimierung und Steuerung der Systeme (z. B. Aktualisierung der Liste gesperrter Internetseiten, „Black List“; Optimierung der Netzdienste);

  • zur Datenschutzkontrolle/für Datenschutz- und Datensicherheitszwecke;

  • zum Zwecke der Identifikation von Ansprechpartnern (z. B. Namen, Telefonnummern, E-Mail-Adressen, Funktion, Abteilungs-/Teamzugehörigkeit);

  • zur Personalplanung/zum Personalcontrolling;

  • zur Personaleinsatzplanung und -Disposition;

  • zur Personalführung/-entwicklung;

  • zur (insbesondere personalvertretungsrechtlich) zulässigen Verhaltens- und/oder Leistungskontrolle;

  • bei der Zugangs-/Zutrittskontrolle;

  • zum Personalberichtswesen;

  • zur Speicherung von Wiedervorlagedaten (z. B. Ablauf der Probezeit, Befristung, Dauer des Mutterschutzes, Betriebliches Eingliederungsmanagement usw.)

  • zur Durchführung der Führerscheinkontrolle im Rahmen der Halterhaftung.

Rechtsgrundlage solcher Verarbeitungen ist Artikel 6 (1) f) DS-GVO. Das berechtigte Interesse besteht in der Verfahrensoptimierung zum Wohle des Unternehmens und seiner Beschäftigten.

Verletzen Sie unsere oder die Rechte Dritter, verarbeiten wir DATEN gegebenenfalls gemäß Artikel 6 (1) f) DS-GVO zur Rechtsverteidigung, worin auch unser berechtigtes Interesse liegt.

1.2 Bewerbungsverfahren (Vertragsanbahnung)

Im Rahmen eines Bewerbungsverfahrens fordern wir bestimmte DATEN an, die es uns erlauben, die Identität, Eignung für die zu besetzende Stelle, erforderliche Qualifikation(en) und gegebenenfalls rechtliche Zulässigkeit (z. B. Sanktionslistenabgleich) prüfen bzw. beurteilen zu können.

Rechtsgrundlage solcher Verarbeitungen ist Artikel 6 (1) b) DS-GVO i. V. m. Artikel 88 DS-GVO, § 26 BDSG.

Der Umfang der Bewerbungsunterlagen ist aber auch selbstbestimmt, d. h., es können uns weitere DATEN freiwillig zur Verfügung gestellt werden, um die Eignung zu untermauern. Rechtsgrundlage solcher Verarbeitungen ist Artikel 6 (1) a) DS-GVO i. V. m. § 26 (2) BDSG. Die Einwilligung wird durch eine ausdrückliche Bestätigungshandlung erteilt, die auch darin bestehen kann, dass uns nicht erforderliche und nicht verpflichtend angeforderte DATEN (freiwillige Angaben) mitteilen/zusenden. Dabei können solche DATEN ausgefiltert werden (z. B. durch Schwärzung, Löschung oder Rückgabe), die mit einem diskriminierungsfreien Bewerbungsverfahren nicht vereinbar sind. Ihre Bewerbungsunterlagen in digitaler Form (idealerweise in einer zusammenhängenden PDF-Datei) senden Sie unkompliziert – gerne auch per E-Mail – an unsere Personalabteilung. Bitte beachten Sie jedoch, dass es bei der Kommunikation/Datenübertragung via/im Internet gegebenenfalls technisch möglich ist, dass eine Nachricht auf dem Weg von uns zu Ihnen oder umgekehrt über einen Server in einem unsicheren Drittland geleitet wird, insbesondere wenn Sie sich selbst in einem Drittland befinden. Alternativ können Sie deshalb auch gerne den postalischen Versandweg wählen.

Übermitteln Sie im Bewerbungsverfahren keine Originaldokumente. Ist die Vorlage eines Originaldokumentes (z. B. Zertifikat, Führungszeugnis) vor/zum Vertragsabschluss erforderlich, können Sie solche Dokumente anlässlich eines Vorstellungstermines oder bei Vertragsabschluss vorlegen.

Mit Personen, die in die nähere Auswahl kommen, führen wir telefonische/digitale/persönliche Interviews mit der Fach- und Personalabteilung – je nach Position auch mit der Geschäftsleitung – durch.

1.3 Verarbeitung auf Grundlage eines Vertrages

In manchen Fällen (z. B. Veröffentlichung von Abbildungen im Internet) schließen wir gegebenenfalls für die Verarbeitung von DATEN vorab einen separaten Vertrag.

Der genaue Zweck und Umfang der DATEN ergeben sich aus der jeweiligen Vereinbarung.

Wird in solchen Fällen eine Vereinbarung nicht getroffen, unterbleibt die entsprechende Verarbeitung, ohne dass dies negative Auswirkungen auf das Beschäftigungsverhältnis hat.

Rechtsgrundlage dieser Verarbeitung ist Artikel 6 (1) b) DS-GVO.

1.4 Verarbeitung auf Grund rechtlichem Erfordernis

Für bestimmte Zwecke (z. B. zur Durchführung von Betriebsratswahlen oder eines betrieblichen Eingliederungsmanagements) müssen wir DATEN verarbeiten und (z. B. für Betriebsratswahlen) intern veröffentlichen.

Der genaue Zweck und Umfang der DATEN ergeben sich aus der jeweiligen Einzelinformation.

Rechtsgrundlage dieser Verarbeitung ist Artikel 6 (1) c) DS-GVO.

1.5 Verarbeitung auf Grund berechtigtem Interesse

Bei Neueinstellungen, Umbesetzungen oder (Funktions-)Änderungen verarbeiten wir DATEN, insbesondere Name, Funktion und Datum, und veröffentlichen diese im notwendigen Umfang innerhalb und außerhalb des Unternehmens.

Rechtsgrundlage dieser Verarbeitung ist Artikel 6 (1) f) DS-GVO. Das berechtigte Interesse besteht in der Verfahrensoptimierung zum Wohle des Unternehmens, seiner Beschäftigten und externen Kommunikations-/Geschäftspartnern.

1.6 Verarbeitung mit Einwilligung

Für bestimmte Zwecke (z. B. zur Durchführung von Personalbefragungen, Veröffentlichung von Abbildungen im Intra- oder Internet, Betrieb eines Talentpools) holen wir für die Verarbeitung von DATEN vorab eine freiwillige Einwilligung (Artikel 7 DS-GVO) ein.

Der genaue Zweck und Umfang der DATEN ergeben sich aus der jeweiligen Einwilligungserklärung.

Wird in solchen Fällen eine Einwilligung nicht erteilt (oder widerrufen), unterbleibt die entsprechende Verarbeitung (ab dem Widerruf), ohne dass dies negative Auswirkungen auf das Beschäftigungsverhältnis hat.

Rechtsgrundlage dieser Verarbeitung ist Artikel 6 (1) a) DS-GVO.

Die Einwilligung wird durch eine ausdrückliche, aktive Bestätigungshandlung erteilt. Die Einwilligung ist jederzeit widerrufbar. Beachten Sie dazu bitte auch Nr. 6 der allgemeinen Datenschutzinformationen, insbesondere zum Widerrufsrecht und -verfahren.

1.6.1 Veröffentlichung von DATEN innerhalb des Unternehmens

Um das innerbetriebliche ‚Miteinander‘ zu fördern, Personen zu ehren oder auszuzeichnen, verarbeiten wir nach vorheriger Einwilligung DATEN, insbesondere Portrait- und Veranstaltungsfotos, Namen, Funktionen, (Jubiläums-)Datum.

Die DATEN werden ausschließlich innerhalb (bspw. Intranet, ‚Schwarzes Brett‘) des Unternehmens entsprechend der Erforderlichkeit bzw. Einwilligungserklärung veröffentlicht.

1.6.2 Veröffentlichung von DATEN auf Unternehmenswebseiten

Zur Außendarstellung des Unternehmens können wir auch nach vorheriger Einwilligung DATEN, insbesondere (Portrait-)Fotos, Name, Funktion und/oder Kontaktdaten verarbeiten und auf Unternehmenswebseiten veröffentlichen.

1.6.3 Talentpool

Für die Besetzung künftiger Stellen führen wir einen Talentpool. Nach vorheriger Einwilligung übernehmen wir bestimmte DATEN aus vorgängigen

  • Bewerbungsverfahren, insbesondere aus sogenannten Initiativbewerbungen und/oder

  • Beschäftigungsverhältnissen.

Haben Sie in die Verarbeitung ihrer DATEN im Talentpool eingewilligt, informieren wir Sie regelmäßig über unsere vermutlich passenden Stellenangebote. Haben wir ein Jahr nach Aufnahme der DATEN im Talentpool weder eine Stelle angeboten noch eine Nachricht von Ihnen erhalten, teilen wir Ihnen über die hinterlegte Kommunikationsadresse mit, dass wir die DATEN nach Ablauf eines Monats löschen/vernichten werden, wenn wir keine (gegenteilige) Nachricht von Ihnen erhalten.

1.6.4 Ehemaligen-Netzwerk

Um mit ehemals Beschäftigten in Kontakt bleiben/treten zu können (Nachkontaktpflege), führen wir ein Ehemaligen-Verzeichnis. Dieses kann Kontaktdaten oder Daten zur Beschäftigung enthalten. Die Daten werden getrennt von anderen (Personal-)Daten verwaltet und ausschließlich für die Nachkontaktpflege genutzt. Die Nachkontaktpflege umfasst insbesondere Einladungen zu Veranstaltungen und Informationen aus dem Unternehmen.

Wenn darin jeweils ausdrücklich eingewilligt wurde, informieren wir auch über das Angebot von (temporären) Stellen oder über Kontaktanfragen von anderen Ehemaligen oder gratulieren zu Ehrentagen.

Entsprechend der vorher erteilten Einwilligung(en) übernehmen wir zum Ende der Beschäftigung aus den Personalstammdaten die erforderlichen Daten. Alternativ können die Daten zusammen mit der Einwilligungserklärung per Anmeldeformular mitgeteilt werden.

Anmeldeformulare, formlose Änderungs- oder Abmeldungen (Widerruf der Einwilligung) sind zu richten an:

Karwendel-Werke Huber GmbH & Co. KG
Karwendelstraße 6-16,
86807 Buchloe, Germany
Telefon: +49 8241 502-0,
E-Mail: personal(at)karwendel.de

2 Empfänger

Innerhalb des Unternehmens erhalten diejenigen Stellen (z. B. jeweilige Führungskraft, Fachbereiche) Ihre DATEN, die diese zur Erfüllung der vertraglichen und gesetzlichen Pflichten brauchen.

Daneben bedienen wir uns zur Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten zum Teil unterschiedlicher Dienstleister, insbesondere Auftragsverarbeiter gemäß Artikel 28 DS-GVO.

Darüber hinaus können wir Ihre DATEN an weitere Empfänger außerhalb des Unternehmens übermitteln, soweit dies zur Erfüllung der vertraglichen und/oder gesetzlichen Pflichten als Arbeitgeber erforderlich ist. Dies können z. B. sein:

  • Behörden (z. B. Rentenversicherungsträger, berufsständische Versorgungseinrichtungen, Sozialversicherungsträger, Finanzbehörden, Gerichte);

  • Banken (SEPA-Zahlungsträger);

  • Kranken- und Ersatzkassen;

  • Reisemanagement (Organisation/Abwicklung von Geschäftsreisen wie z. B. Personalentsendung);

  • Versicherungen/Versicherungsmakler (z. B. für Altersvorsorge, vermögenwirksame Leistungen, Zusatzversicherungen).

3 Datenübermittlung an ein Drittland

Wir beabsichtigen grundsätzlich keine Übermittlung von DATEN an ein Drittland oder eine internationale Organisation. Nur im Falle von Personalentsendungen und zur Organisation und Abwicklung von Auslandsreisen ist die Übermittlung von DATEN an Drittstaaten gegebenenfalls in Einzelfällen notwendig. Dies gilt insbesondere für Hotelreservierungen, Flugbuchungen, Mietfahrzeuge, Visa usw.
Bei solchen Übermittlungen beachten wir die Erfordernisse aus Kapitel V DS-GVO und informieren Sie jeweils entsprechend Artikel 13 (1) f) DS-GVO.

Beachten Sie bitte auch Nr. 3 der Datenschutzinformationen für die Kommunikation.

4 Datenherkunft und -kategorien

Wir verarbeiten DATEN, die wir von Ihnen im Rahmen des Auswahl- und Einstellungsverfahrens, während des Beschäftigungsverhältnisses oder auf freiwilliger Basis erhalten. Zudem verarbeiten wir – soweit für das Beschäftigungsverhältnis erforderlich – DATEN, die wir auf gesetzlicher Grundlage bei anderen Stellen erheben (z. B. anlassbezogene Abfragen von steuerrelevanten Daten beim zuständigen Finanzamt, Informationen über Arbeitsunfähigkeitszeiten bei einer Krankenkasse). Zum anderen verarbeiten wir DATEN, die wir zulässigerweise von Dritten (z. B. Personalvermittlern) erhalten haben.

Relevante DATEN sind vor allem Ihre Stammdaten (z. B. Vor-, Nachname, Personalnummer, Adresse, Kontaktdaten), Identifikationsdaten (z. B. Sozialversicherungs-, Rentenversicherungs-, Steueridentifikationsnummer), Zahlungsdaten (z. B. Bankverbindung, Pfändungen), Abrechnungsdaten (z. B. Zeiterfassungsdaten, Urlaubszeiten, Arbeitsunfähigkeitszeiten, Gehaltsdaten), Beurteilungsdaten (z. B. Bewerbungsdaten, Qualifikationen, Zertifikate), sicherheitsrelevante Daten (IT-Protokolldaten, Evakuierungsmanagement) sowie andere mit den genannten Kategorien vergleichbare Daten. Hierunter können auch besondere Kategorien personenbezogener Daten gemäß Artikel 9 (1) DS-GVO (z. B. Gesundheitsdaten) fallen.

5 Spezifische Verarbeitungsdauer, Löschfristen

Soweit für die oben (Nr. 1) genannten Zwecke erforderlich, verarbeiten wir Ihre DATEN für die Dauer des Vertragsverhältnisses, was auch die Anbahnung und die Abwicklung des Vertrages umfasst. Dabei ist zu beachten, dass ein Beschäftigungsverhältnis ein Dauerschuldverhältnis ist, welches regelmäßig auf Jahre angelegt ist.

Bestehen Ansprüche oder erhalten Sie Leistungen aus einer von uns angebotenen betrieblichen Altersversorgung, werden die dafür erforderlichen DATEN für die Dauer des Anspruchs oder der Leistung weiterverarbeitet.

Darüber hinaus unterliegen wir verschiedenen Aufbewahrungs- und Nachweispflichten, die sich unter anderem aus dem Handelsgesetzbuch (HGB) und der Abgabenordnung (AO) ergeben. Die Speicherfristen betragen danach bis zu zehn Jahre.

Schließlich beurteilt sich die Speicherdauer auch nach den gesetzlichen Verjährungsfristen, die zum Beispiel nach den §§ 195 ff. des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) in der Regel drei Jahre, in gewissen Fällen aber auch bis zu dreißig Jahre betragen können.

Ist Ihre Bewerbung erfolgreich, werden die DATEN zur Personalakte genommen. Anderenfalls werden die DATEN vier Monate nach der Absage gelöscht/vernichtet, es sei denn, Sie haben einer Aufnahme der Bewerbung in unseren Talentpool zugestimmt.

Erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage einer Einwilligung [siehe oben Nr. 1.6], werden die DATEN nach dem Widerruf der Einwilligung nicht mehr verarbeitet bzw. gelöscht oder vernichtet oder zurückgegeben. Beachten Sie die gegebenenfalls bei der Einwilligungserteilung genannten Löschfristen.

6 Pflicht zur Bereitstellung von DATEN

Im Rahmen Ihrer Bewerbung oder Beschäftigung müssen Sie nur diejenigen DATEN bereitstellen, die für die Begründung und Durchführung/Abwicklung des Beschäftigungsverhältnisses und der Erfüllung der damit verbundenen vertraglichen Pflichten erforderlich sind oder zu deren Verarbeitung wir gesetzlich verpflichtet sind. Ohne diese DATEN sind wir grundsätzlich nicht in der Lage, den Vertrag mit Ihnen zu begründen oder durchzuführen/abzuwickeln.

7 Automatisierte Entscheidungsfindung

Zur Begründung, Durchführung und Abwicklung des Beschäftigungsverhältnisses nutzen wir keine automatisierte Entscheidungsfindung – einschließlich Profiling – gemäß Artikel 22 DS-GVO.

Beachten Sie dazu bitte auch Nr. 7 der allgemeinen Datenschutzinformationen.

Stand der Datenschutzinformationen: Juni 2026